Как компаниям работать с самозанятыми
05 / 04 / 2019
Как компаниям работать с самозанятыми

      Иногда компании, помимо штатных сотрудников, привлекают самозанятых (или фрилансеров) - работать с ними можно как на постоянной основе, так и в рамках разовой задачи. При этом существенно экономятся расходы на аренду рабочего места, коммунальные услуги и интернет, ведь все это свободный работник может оплачивать самостоятельно. С ноября 2018 года в российском законодательстве появилась возможность легальной работы для фрилансеров - они могут зарегистрироваться как самозанятые и официально получать деньги за свою работу. Команда сервиса Самозанятые.рф рассказывает, на какие нюансы стоит обратить внимание при оформлении сделок с такими работниками и надо ли платить за них налоги или взносы.


Трудовой договор

      В законе установлен четкий запрет на перевод работников компании в новый статус самозанятого.
Еще одно ограничение установлено законом для самозанятых, планирующих работать с юридическими лицами – заключать с компаниями договор можно, если это не бывшая компания, в которой работал самозанятый ранее. С бывшим руководством можно заключать договор только после истечения двух лет.
      Однако можно совмещать самозанятость и работу по гражданскому договору об оказании услуг. В данном случае компания не будет платить взносы в пенсионный и социальный фонды.
      Еще можно работать по официальному трудовому договору и одновременно быть самозанятым – если в первом случае налог на доход, страховые и пенсионные взносы будет платить компания, в которой официально оформлен работник, то во втором случае уже оплату НПД должен будет провести самозанятый через приложение «Мой налог» или сервис Самозанятые.рф. Например, такая схема действует для репетиторов - можно работать учителем в школе и преподавать частные уроки, платя НПД.

Договор об оказании услуг или подряда

      Самым удобным вариантом работы, разрешенным законом, будет заключение договора подряда или об оказании услуг с самозанятым. Можно взять за образец гражданский договор с контрагентом, который разработан в компании, и вместо юрлица или ИП прописать, что договор заключен с плательщиком налога на профессиональный доход. Реквизитами самозанятого будут его паспортные данные и номер банковского счета. Рекомендуем указывать в договоре подробную процедуру дачи ТЗ и приемки работы, обратить особое внимание на нюансы подписания соответствующего акта.
      В соглашении с плательщиком НПД прописывайте конкретный срок выполнения работ или услуг, которые он оказывает, а также период, в течение которого ему будет перечислена оплата по договору.
      Заключить гражданский договор с самозанятым может и ИП. Важно указание в договоре именно на статус физического лица – плательщика НПД. Кроме того, обязательным пунктом в соглашении будет обязанность по предоставлению чеков на свои выполненные работы или услуги.
      Рекомендуем прописать в договоре и отсутствие обязанности оплачивать за самозанятого налоги и взносы, а также обязанность фрилансера предупредить заказчика о потере статуса самозанятого, если тот снимается с налогового учета и прекращает свою деятельность, либо превысил свой ежегодный доход в 2,4 млн рублей.
      Если исполнитель по договору теряет свой статус самозанятого, об этом тоже надо уведомить клиента, поскольку теперь он должен заплатить за исполнителя налоги и страховые взносы.
      Главный минус договора об оказании услуг – в случае отказа заказчика от работы самозанятого последнему можно потребовать возместить только фактически понесенные им расходы. Если же заключался договор подряда, то с отказавшегося от работы заказчика можно потребовать и убытки, которые понес самозанятый из-за отказа.
      Кроме того, по гражданскому договору доход, полученный за услуги, оказанные самозанятым компании-работодателю или бывшему работодателю, не подпадают под выплату налога на профессиональный доход. В данном случае самозанятому придется платить налог на доход физического лица.


Договор-счет-акт

      Еще один вариант работы с плательщиками НПД – заключение договора-счета-акта. Это самая простая письменная форма договора, которая одновременно выступает принимающим и закрывающим документом. В таком договоре нужно прописать условия, на которых компания будет работать с самозанятым, тот подтвердит прием заказа на работу или услугу и одновременно выставит акт оплаты.
      Договор-счет-акт подойдет для заказа простых работ или услуг с четким тз, которое можно прописать на одной странице.
Не рекомендуем заключать договор-счет-акт, если исполнитель работает с конфиденциальной информацией и нужно дополнительно подписывать соглашение о ее неразглашении. Еще он не подходит для таких услуг, которые клиент может понять по-другому и их нужно четко определить в договоре, а значит они точно займут больше одной страницы.
      Для договора-счета-акта, как и обычного договора, нужна письменная форма без удостоверения нотариуса. Закон допускает и заключение договора в письменной форме путем переписки по электронной почте или в мессенджерах – можно при этом документ не высылать.
      Если работу самозанятый выполняет сразу после заказа и тут же выставляет чек, то письменный договор можно не заключать, достаточно устной формы.
      Обратите внимание, что здесь, как и в любом договоре, есть существенные условия, без которых его признают незаключенным:

      · дата договора,
      · цена сделки,
      · способ оплаты (безналичный или наличный платеж),
      · момент принятия оплаты. Если самозанятый работает по предоплате, прописывайте в договоре формулировку «компания оплачивает N рублей до начала работы, и N рублей после ее принятия». Рекомендуем самозанятому указать на количество правок после сдачи работы или выполнения услуги и срок, после которого работа считается выполненной по умолчанию,
      · реквизиты сторон,
      · их подписи.

      Помимо существенных условий договора-счета-акта рекомендуем прописать возможность изменения стоимости работ или сроков в дополнительном соглашении. Либо дописать пункт о согласовании новых условий по электронной переписке.


Публичная оферта

      Как вариант сделки с самозанятым может выступать и оферта на его сайте – например, если программист разрабатывает сайты, то может выложить публичный документ, который компании достаточно заполнить и вместе с приложенным тз отослать фрилансеру. Оферта может и не быть зафиксирована в виде договора. Самозанятому достаточно указать все существенные условия, которые прописывают в соглашениях, и компания имеет право требовать оказания всех тех услуг, которые поставил на сайте фрилансер.


Организация работы с самозанятыми и налоги

      По гражданскому договору (подряда или оказания услуг) компания ничего не платит из налогов – НДФЛ выплачивать не нужно, а самозанятый сам оплачивает налог на профессиональный доход после оплаты чека, выставленного им через приложение «Мой налог» или сервис Самозанятые.рф. При этом он не будет плательщиком НПД по договорам с бывшим или текущим работодателем, даже если оформлен договор подряда вместо трудового. В данном случае самозанятому придется оплачивать налог на доход физлица.
      Счет-фактуру самозанятые также не выдают, в том числе и ИП, платящие налог на профессиональный доход.
Обратите внимание, что если компания работает с самозанятым, который превысил ежегодный доход более чем в 2,4 млн рублей, то он утрачивает свой статус, а компания должна будет заплатить за него НДФЛ и страховые взносы, которые считаются с момента утраты статуса самозанятого. При этом уже заключенные договора остаются действующими в прежнем виде и не требуют переоформления, если не менялись существенные условия.


Как избежать рисков работы с самозанятыми

      Если договорились на безналичный расчет, то самозанятый должен передать компании чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчетным налоговым периодом.
      Если договор был заключен в устной форме, то расходы компании на оплату услуг самозанятого будет подтверждать чек, который тот должен сформировать в приложении.
      Выдача чеков является обязанностью самозанятого, и если тот отказывается формировать этот документ и отдавать его компании, с которой заключен договор на услуги, то она может подать жалобу в налоговую. Сделать это можно через сайт налоговой службы. А с сервисом Самозанятые Бизнес такой проблемы не будет – тут можно автоматически получить чек после каждой проведенной оплаты самозанятому.
      При трудоустройстве работника проверьте, не является ли тот самозанятым – это сделать можно через сервис налоговой. Но если вы уже начисляли НДФЛ за самозанятого работника, то все нормально и никаких санкций со стороны налоговой не последует.
      Храниться чек, выданный самозанятым, может как в электронном виде, так и в бумажном. При формировании чека компания может получить его по почте, либо зайдя в приложение «Мой налог».
      В случае возврата оплаты за работу компания, как и самозанятой, аннулирует чек и корректирует расходы, которые учитываются при расчете налога.


Чек-лист по работе с самозанятыми

      • Проверьте статус самозанятого – является ли он обычным физлицом, ИП или зарегистрировался в качестве плательщика налога на профессиональный доход. Для этого можно запросить справку о его статусе, например, в нашем сервисе.
      • Не регистрируйте работников в качестве самозанятых – можно заключать с ними договора, если с момента расторжения с ними трудового договора прошло более двух лет.
      • В договоре укажите статус исполнителя – налогоплательщик профессионального дохода – и в качестве реквизитов пропишите его банковский номер счета и ИНН.